Les équipes de collecte de fonds et de programmes de CARE partagent leurs compétences et gagnent des heures chaque semaine grâce à Claude Enterprise

De petites équipes dispersées entre trop de priorités à mesure que les financements diminuaient

Le travail de CARE repose sur de petites équipes chargées de la collecte de fonds, de la finance, des affaires juridiques, de la communication et de la conception de programmes, et chaque équipe gère de nombreuses priorités à la fois. Le personnel ne manquait ni de bonnes idées ni des compétences nécessaires pour les mettre en œuvre, mais une équipe tiraillée entre autant de priorités ne peut pas accorder à chaque tâche l'attention qu'elle mérite. Au sein d'une organisation internationale, la fragmentation des systèmes complique encore la tâche. Les collègues repartaient souvent de zéro pour effectuer le même type de travail, alors que l'expérience passée aurait pu les guider. Dans la collecte de fonds, par exemple, chacun des quelque 20 collecteurs de fonds de l'équipe Foundation Partnerships effectuait ses recherches sur les donateurs potentiels et préparait ses communications avec les donateurs de manière indépendante, en ne disposant que de peu de processus ou de modèles partagés sur lesquels s'appuyer.

La pression s’est accrue à mesure que les financements du secteur humanitaire se sont contractés au cours des 24 derniers mois. Chaque fonction, du support administratif au développement des partenariats en passant par la mise en œuvre des programmes, fonctionnait déjà à la limite de ses capacités, voire au-delà, et chacune devait en faire encore plus avec moins de moyens.

Un projet pilote que le personnel a demandé à conserver

CARE a exploré plusieurs outils d'IA, et Claude Enterprise s'imposait régulièrement comme l'outil offrant un potentiel dans de nombreuses fonctions de l'organisation. CARE a mené un projet pilote à but non lucratif de janvier à juillet avec un nombre limité de collaborateurs issus de plusieurs unités opérationnelles, qui s'étaient portés volontaires pour y participer. Les membres du personnel qui y ont participé étaient ravis d'avoir accès à Claude Enterprise, et le bouche-à-oreille s'est rapidement propagé, suscitant au sein de CARE une demande d'accès qui dépassait de loin le nombre de licences disponibles dans le cadre du pilote. Jerry Tuan, directeur des systèmes d'information de CARE, explique : « Là où Claude s'est vraiment démarqué, c'est par une grande capacité d'adaptation et une aptitude à s'ajuster précisément à la tâche à accomplir pour un large éventail d'équipes. »

Des compétences partagées et de nouvelles capacités, à commencer par la collecte de fonds

Les équipes chargées des données et des preuves, des finances, des questions juridiques, de la communication, de la mobilisation des ressources ainsi que de la conception et de la mise en œuvre des programmes utilisent désormais Claude, et plusieurs d'entre elles ont transformé leurs propres méthodes en compétences, des ensembles d'instructions réutilisables que Claude charge lorsqu'une tâche les requiert, et que leurs collègues peuvent réutiliser. C'est dans la collecte de fonds que l'on voit le plus clairement comment cela fonctionne.

L'équipe Foundation Partnerships utilise Claude pour la recherche de prospects, qui comprend la vérification préalable, les synthèses sur les bailleurs de fonds, les vérifications auprès des pairs et les déclarations de capacité, ainsi que pour les premières ébauches de propositions et de rapports, la révision éditoriale et l'analyse des données relatives aux subventions. Un ensemble partagé de compétences applique désormais le guide de style de CARE, produit des premières ébauches dans le style de CARE pour relecture humaine, vérifie si une ébauche répond de manière convaincante à la question « Pourquoi CARE ? », recoupe les enregistrements Salesforce et compare les propositions avec celles d’organisations homologues.

Au-delà du siège, le personnel d'un bureau national a combiné plusieurs compétences en un seul flux de travail qui accompagne une proposition tout au long de son cycle de vie, de la recherche d'opportunités de financement jusqu'à sa soumission. Le flux de travail se déroule en sept étapes. Il repère les opportunités grâce à un outil de suivi quotidien qui analyse, filtre et présélectionne les appels à financement, évalue chacun d’eux au regard de l’éligibilité du bureau et des règles du bailleur de fonds, puis planifie le calendrier, les responsables et les relectures. Il analyse ensuite l'appel à propositions au regard des performances passées, des modèles et des données probantes des bailleurs de fonds, conçoit des options de programme à partir de ces éléments validés tout en s'appuyant sur des bibliothèques externes de données probantes afin que chaque conception parte de ce qui a fonctionné ailleurs, puis élabore le dossier de proposition complet, des notes de décision internes jusqu'aux descriptifs narratifs et aux budgets destinés aux bailleurs de fonds. Il se termine par un point de décision humain, où une personne prend toutes les véritables décisions : poursuivre ou non, soumettre ou non, accepter ou non. La finance, les partenariats, la conformité et la protection des personnes sont menés en parallèle tout au long du processus. Le principe directeur de l'équipe est le suivant : l'IA rédige et vérifie, tandis que les humains décident.

Une petite équipe du bureau national a conçu ce flux de travail en partant de la base. Ils ont commencé par expérimenter l'IA sur des propositions réelles, ont créé plusieurs outils distincts, puis les ont reliés en un seul flux de travail, plutôt que d'attendre qu'une équipe technique centrale leur fournisse une solution. Il s'agit d'un prototype fonctionnel, et comme il a été conçu sur le terrain plutôt qu'imposé par le siège, d'autres bureaux nationaux demandent désormais à l'utiliser, un premier signe de réussite.

Un collègue chargé de programme, qui préparait une demande de financement climatique, devait identifier précisément les zones les plus exposées aux risques. Il a combiné 31 jeux de données publics dans un tableau de bord interactif, créé avec Claude Cowork en environ 70 heures, qui cartographie les zones inondables en y superposant d'autres indicateurs de risque. Historiquement, CARE n'aurait pu y parvenir qu'en engageant un consultant pour ce travail, ce qu'il a estimé à plusieurs mois et environ $100,000, rendant de fait toute poursuite impossible. La présentation et le fichier interactif servent désormais de modèle que d'autres équipes peuvent réutiliser avec des jeux de données différents.

D'autres équipes se sont dotées de capacités similaires. La consolidation des données budgétaires des pays membres de CARE prenait autrefois plusieurs semaines. Claude fournit désormais en quelques minutes un tableau de bord de synthèse et une liste des pays signalés, un analyste financier vérifie les résultats, et l'analyse complète prend moins d'une journée. L’équipe chargée du suivi des retours des participants a connecté Claude à sa base de données et analysé 25 000 réponses afin d’y repérer d’éventuels problèmes de sécurité et de protection des personnes, un examen qu’elle ne pouvait pas mener efficacement auparavant.

Les directives d’utilisation de l’IA de CARE interdisent de saisir des informations relatives aux donateurs, aux bailleurs de fonds et aux programmes dans des outils d’IA publics, sauf si l’équipe numérique a approuvé un outil pour les données confidentielles. Tuan décrit le principe qui les sous-tend. « Claude rédige et accélère, mais c'est une personne qui assume la décision et la validation finale, quel que soit le processus. »

Plus de temps pour les bailleurs de fonds, les participants et le travail lui-même

L’équipe Partenariats avec les fondations indique utiliser Claude au quotidien et gagner de 3 à 5 heures par semaine et par personne, soit environ 60 à 100 heures hebdomadaires pour une équipe d’une vingtaine de personnes. Les responsables de la collecte de fonds suivent désormais l’évolution des priorités des donateurs, analysent les données relatives aux subventions des fondations et les déclarations fiscales (formulaire 990 de l’IRS), et identifient plus rapidement de nouveaux partenaires potentiels, ce qui leur laisse davantage d’énergie pour nouer des relations avec les bailleurs de fonds. Une révision plus rapide libère davantage de temps pour la rédaction technique approfondie et pour la soumission d'un plus grand nombre de propositions et de concepts.

Les chargés de relations collaborent également avec leurs collègues des programmes pour recouper les contacts LinkedIn avec les fondations prospectées, afin de planifier les démarches auprès des fondations actuelles et nouvelles. L’équipe Partenariats avec les fondations a commencé à utiliser Claude de cette manière il y a environ un mois, il est donc encore trop tôt pour savoir si ce travail a débouché sur des financements ou sur des développements relationnels majeurs.

CARE conseille aux autres organisations à but non lucratif de mettre en place les licences et la gouvernance en amont, de commencer par des usages administratifs concrets, à fort impact et à faible risque, et de prévoir des formations et un accompagnement dès le début. « Avancer ensemble et rester ouverts à une multitude d'expériences et de préoccupations a été tout aussi essentiel à notre dynamique que l'accès à la technologie elle-même, explique Tuan. »