Produkt- und Marketing-Führungskräfte von HubSpot über die Skalierung von Claude Cowork

HubSpot ist eine agentenbasierte Kundenplattform, die Teams in Marketing, Vertrieb und Kundenservice bei Wachstumssteigerung unterstützt. Sowohl das Produkt- als auch das Marketingteam von HubSpot skalieren Claude Cowork über mehrere Teams hinweg. Wir haben mit neun Führungskräften von HubSpot gesprochen, um zu erfahren, wie ihre Teams Cowork in der Praxis verwenden. 

Wie haben Ihre Teams angefangen, Claude Cowork zu nutzen, und was haben Sie sich davon erhofft?

Chloe Tambe, Director, KI-Transformation: Das HubSpot-Marketing-Team kam nicht als Neulinge in Sachen Claude zu Cowork. Wir waren bereits intensive Claude-Nutzer: individuelle Chats, gemeinsame Projekte, Artefakte und Integrationen, die in die tägliche Arbeit eingewoben waren. Als Cowork auf den Markt kam, war die Frage nicht „Sollen wir es versuchen?“ Die Frage war: „Wie schnell können wir weiterkommen?“

Die Automatisierung von Cowork gefällt dem Marketing-Team sehr. Wir haben Hunderte von Marketingexperten mit sehr unterschiedlichen Aufgaben, und der Verwaltungsaufwand ist real. Cowork gibt uns die Möglichkeit, Aufgaben zu planen und auszuführen, selbst wenn unsere Mitarbeiter offline sind, und nimmt ihnen Routinearbeit ab, damit sie sich darauf konzentrieren können, wirklich als Marketer zu arbeiten. Ein Ideenpartner, der mit dem Team zusammenarbeitet, nicht nur auf Anfrage, ist ein bedeutender Wandel.

Kathie Lui, Product Manager, Central KI: Das spezifische Problem war die Ausbreitung von Konnektoren. Als Claude Cowork bei HubSpot eingeführt wurde, habe ich Anfragen zur Integration neuer Tools über ServiceNow-Anfragen und Asana-Tickets bearbeitet. Gleichzeitig habe ich Fragen in Slack beantwortet, Genehmigungen in Google Sheets verfolgt und mich mit unserem Team für die Sicherheitsüberprüfung koordiniert. Dieselbe Art von Arbeit fand an vier verschiedenen Orten statt. Cowork half nicht nur bei einem Workflow. Es war das erste Tool, das auf allen anderen aufsetzen konnte. Für jemanden, der über viele verschiedene Teams und Plattformen hinweg zusammenarbeitet, bedeutet diese Kontinuität eine große Veränderung.

Führen Sie uns durch einen bestimmten Cowork-Workflow, der Teil einer regelmäßigen Routine für Ihr Team geworden ist.

Sejal Parikh, Staff Product Manager: Die größte Veränderung bestand darin, Skills als Team-Kapital zu betrachten und nicht als persönliches. Wenn ich einen Workflow entwickelt habe, der mir 30 Minuten pro Tag spart, braucht mein gesamtes Team ihn wahrscheinlich auch. Wir haben ein Kontext-Repository auf Teamebene, in dem Kundeneinblicke, Entscheidungen, Datenanalysen, RFCs und wichtige Slack-Threads an einem Ort gespeichert werden. So kann jeder von uns – oder jeder Agent – aus derselben Quelle schöpfen, anstatt die Forschung erneut durchführen zu müssen. Führen Sie Agenten parallel für die schweren Aufgaben aus – das spart Zeit und hält Ihr eigenes Kontextfenster sauber. Wir geben auch Skills für wiederholbare Aufgaben weiter, damit jeder aus dem Team sie verwenden kann.

Tim B., Principal KI Technical Specialist: Ich musste einen internen KI-Enablement Hub für unser Blog-Team entwickeln: Anleitungen, Prompt-Frameworks, Loom-Tutorials, eine ausgefeilte Benutzeroberfläche. Die Art von Sache, die normalerweise Wochen mühsamer Abstimmung über die verstreute Dokumenteninfrastruktur von HubSpot hinweg erfordert. Stattdessen habe ich es als Claude-Artefakt in unserem Enterprise Plan entwickelt, standardmäßig auf HubSpot beschränkt, wobei ich Skills verwendete, die ich in einer einzigen Cowork-Sitzung entwickelt und iteriert habe. Der Ablauf: Einen Loom aufzeichnen, das Transkript einfügen, ein von mir erstellter Skill wandelt es in eine formatierte Schritt-für-Schritt-Anleitung um und verlinkt das Video automatisch. Mein ganzer Referenzkontext lag in einem lokalen Ordner, den Cowork direkt erreichen konnte. Keine Upload-Schleifen, kein erneutes Herstellen des Kontexts. Vollständige V1 in etwa 3 Stunden. Updates dauern jetzt so lange, wie es für die Aufnahme eines Looms erforderlich ist.

Oscar Estrada, Senior KI Creative Technologist: Ich habe ein Dashboard für mein Team entwickelt, das alle KI-Video-Tools erfasst, die wir testen. Dieses Dashboard ist ein Claude-Artefakt, das eine JSON-Datei auf dem Backend verwendet, die Einträge für die verschiedenen Tools enthält, einschließlich aller Metadaten, die das Dashboard befüllen. Ich habe auch einen Claude-Skill, der dieses Dashboard regelmäßig mit neuen Informationen aus Notizen, Meetings und anderen Webquellen aktualisiert. Über das Dashboard werden Nutzer auch mit Schulungen und Workflows verbunden. Die Nutzung des Dateisystem-Zugriffs und der Subagenten von Cowork war entscheidend für die Aktualisierung der JSON-Datei.

Wenn Sie Cowork verwenden, um erste Entwürfe von Dokumenten oder Plänen zu erstellen, welchen Input geben Sie und wie gut ist die erste Ausgabe im Vergleich zu dem, was Sie letztendlich überarbeiten?

Daniel Jacobson, Director of Product Management, Developer Products: Der Großteil meiner Erstentwurfsarbeit in Cowork sind Strategiememos und Entscheidungsdokumente. Die Eingabe ist in der Regel eine kurze Beschreibung mit Hinweisen: ein Slack-Thread oder ein Meeting-Transkript. Ich habe einen Skill zum Verfassen von Memos geschrieben, der meine Sprache und meine Entscheidungsrahmen erfasst, damit ich das nicht jedes Mal erneut eingeben muss. Die erste Ausgabe macht normalerweise 60 bis 70 % der endgültigen Form aus. Er bezieht Kontext aus Konnektoren, die ich nicht einfügen musste. Meine Überarbeitung besteht hauptsächlich darin, Aussagen zu präzisieren, abschwächende Formulierungen zu streichen und die pointierten Perspektiven hinzuzufügen, die nur ich schreiben kann. Der entscheidende Vorteil ist nicht „KI schreibt mein Dokument“. Sondern dass die Zeit von der Idee bis zum überprüfbaren Entwurf von zwei Stunden auf zwanzig Minuten zusammenschrumpfte.

Estrada, Senior KI Creative Technologist: Bei der Erstellung von Dokumenten stelle ich mehrere Inputs bereit, einschließlich Slack-Nachrichten, Dokumenten, Asana-Aufgaben und allem, was mit Claude verbunden werden kann. Am hilfreichsten finde ich es, wenn Claude die Annahmen auflistet und mir alle Fragen stellt, die nötig sind, bevor das Dokument erstellt wird. Mit Cowork können Sie Dokumente ganz einfach bearbeiten, ohne dass Sie das Artefakt in eine separate Datei kopieren und einfügen und wieder zurück übertragen müssen. Wenn ich eine Art von Dokument mehrmals erstelle, erstelle ich für gewöhnlich einen Skill dafür. Damit habe ich über 80 % geschafft.

Maggie Flinn, Lead Program Manager: Ich gebe Cowork das Ausgangsmaterial und eine klare Aufgabenstellung. Für eine aktuelle Enablement-Roadmap habe ich die Parameter beschrieben: vierteljährliche Ziele, monatliche Meilensteine, Fokus auf das User-Engagement in allen unseren KI-Tools sowie Kontext zur Teamstruktur, Daten zur Einführung und Governance-Anforderungen. Was zurückkam, war eine Roadmap mit sechs Säulen mit phasenweisen Zielen für das gesamte Jahr, spezifischen Ergebnissen mit Zeitplänen und einer logischen Entwicklung von der Basis über die Skalierung bis hin zur Optimierung. Dieses strukturelle Denken spart die meiste Zeit. Parallele Workstreams in einen kohärenten, sequenzierten Plan zu organisieren, würde mich normalerweise Stunden kosten. Stattdessen habe ich einen Entwurf überarbeitet, der bereits einen Standpunkt enthielt.

Für Executive Decks gilt das gleiche Muster. Ich lade eine Rohanalyse von einem Tool-Rollout hoch und sage „8 Folien, die detaillierten Daten raus, die Adoptionsdynamik in den Mittelpunkt stellen und mit drei Forderungen abschließen.“ Ich erhalte einen Erzählbogen mit Sprechernotizen und strategisch platzierten Datenpunkten. Struktur und Rahmung sind in der Regel zu 80 bis 90 % verwendbar. Ich überarbeite nur die Dinge, die meinen Kontext erfordern, z. B. kritisch zu prüfen, ob die Anforderungen angesichts der tatsächlichen Ressourceneinschränkungen realistisch sind.

Iteration ist wichtig. Ich nehme nicht die erste Ausgabe und gebe mich damit zufrieden. Ich sage „Kennzeichne, wo ich unterbesetzt bin“ oder „Formuliere dies als Anfrage statt als Status-Update.“ Jede Runde ist eine weitere Verbesserung. Der Workflow ist jetzt weniger "Generieren und hoffen" und mehr ein schneller Mitarbeiter, der mir in Minuten zu einem starken Ausgangspunkt verhilft. Jetzt verbringe ich mehr Zeit mit Ermessensentscheidungen.

Was hat Sie an der Verbreitung von Cowork in HubSpot am meisten überrascht?

Kolin Koehl, Sr. Director of Product Management, GM von Service Hub: Wie schnell der Groschen bei den PMs gefallen ist. Es begann als Pilotprojekt und führte sofort dazu, dass wir unsere gesamte PM-Organisation eingeführt haben. Wir haben einen Slack-Channel, in dem PMs ihre KI-Experimente teilen können. Nach der Einführung von Cowork haben die PMs ihn mit Demos gefüllt, die zeigen, wie sie ihr Cowork-Gehirn eingerichtet haben und welche Workflows sie ausführen. Das Lernen war ansteckend. Cowork ist nicht nur ein Tool für PMs, sondern eine neue Art, Produktarbeit zu erledigen.

Wie sah diese Arbeit vor Cowork aus, in Bezug auf Zeit und beteiligte Personen?

Tim B., Principal KI Technical Specialist: Vor Cowork waren die Inhalte nicht schwierig, die Infrastruktur schon. Bei HubSpot bedeutet es, etwas Ausgefeiltes und Zugangsbeschränktes für nichttechnische Autoren zu erstellen, Anfragen einzureichen, neue Tools zu erlernen oder etwas zu produzieren, das wie DIY aussieht. Die größeren versteckten Kosten waren der Kontext: Bevor ich Claude Cowork verwendete, musste ich Dokumente manuell hochladen und den Kontext bei jeder Sitzung neu erstellen. Jetzt befindet sich alles in einem lokalen Ordner für den gesamten Build. Eine Person, eine Sitzung, drei Stunden mit begeistertem Feedback in derselben Woche. Die Qualität war viel besser, als es ohne Cowork gewesen wäre. Ein mehrwöchiges Projekt mit mehreren Teams dauert jetzt in der Regel nur noch wenige Stunden. 

Jon Blackwell, Manager, Business Systems: Die Erstellung eines Anforderungsdokuments war früher der Teil jedes Projekts, auf den sich niemand freute. Der Prozess war jedes Mal derselbe, und das nicht im positiven Sinne. Es umfasste das Überprüfen handschriftlicher Notizen, das Vergleichen von Versionen im gesamten Team und das Koordinieren von Überprüfungen, bevor etwas abgeschlossen werden konnte. Es waren Tage oder Wochen an Aufwand, bevor die eigentliche Arbeit beginnen konnte.

Jetzt ist das BRD beim Kickoff-Meeting schon da, bevor wir es sind. Mit Cowork haben wir maßgeschneiderte Skills zur Dokumentenformatierung entwickelt, die speziell auf die Arbeitsweise unseres Teams zugeschnitten sind. Bis wir uns zum ersten Meeting zusammensetzen, liegt bereits ein erster Entwurf vor. Im Laufe des Projekts werden die Protokolle der Besprechungen und neue Inputs zur Sitzung hinzugefügt, und das Dokument wird entsprechend weiterentwickelt.

Welchen Rat würden Sie einem anderen Team geben, das darüber nachdenkt, mit Cowork zu beginnen?

Jacobson, Director of Product Management, Developer Products: Drei Dinge haben dazu beigetragen, dass dies für unser Team funktioniert. Entwickeln Sie zunächst Skills, keine Prompts. Als ich Claude zum ersten Mal bat, ein Memo zu schreiben, war die Ausgabe generisch. Beim hundertsten Mal, mit einem Memo-Schreiber-Skill, der meine Stimme und meine Entscheidungsrahmen erfasste, war das Ergebnis zu 70 % dort. Skills bauen aufeinander auf. Prompts tun dies nicht. Zweitens, verbinden Sie alles. Der Hebel ist nicht das Modell. Es ist das Modell mit Zugriff auf Ihren Slack, Ihre Transkripte, Ihren Kalender, Ihren Issue Tracker und Gmail. Ein tägliches Briefing mit Live-Daten ist zehn generischen Produktivitätstools wert. Richten Sie die Konnektoren ein, bevor Sie Zeit mit Prompts verbringen. 

Drittens sollten Sie Ihre persönlichen Wissensdatenbanken und die Ihres Teams als Architektur betrachten. Verbesserungen am Informationsgerüst potenzieren sich oft genauso stark wie oder sogar stärker als Modellverbesserungen. Wenn Sie die Zeit in Ihr Informationsgerüst investieren, zahlt sich dies aus. Fallstrick: Lassen Sie es nicht generisch bleiben. Die erste Woche wirkt magisch, die fünfte Woche enttäuschend, wenn Sie nicht in ein Gerüst investiert haben. Skills + Konnektoren + strukturiertes Memory verwandeln einen Chatbot in einen Denkpartner.

Blackwell, Manager, Business Systems: Überspringen Sie die Einrichtung nicht. Investieren Sie Zeit im Vorfeld in die Herstellung Ihrer Verbindungen, identifizieren Sie relevante vorgefertigte Skills und konfigurieren Sie Einstellungen, die zu Ihrem Workflow passen. Erstellen Sie eine detaillierte persönliche Kontextdatei. Je mehr Kontext Claude hat, desto nützlicher sind die Ergebnisse von Claude. Stellen Sie sich das weniger wie die Konfiguration von Software und mehr wie die Einarbeitung eines neuen Teamkollegen vor. Ein erster Vorteil: Beginnen Sie mit einem Mission Control Dashboard. Sobald Ihre Verbindungen konfiguriert sind (Google Drive, Asana, Slack, Kalender), kann Claude den Kontext aus allen an einem Ort zusammenführen. Ein Erfolg mit geringem Aufwand und hoher Sichtbarkeit, der die Kraft des vernetzten Kontexts greifbar macht – und in der Regel der Moment ist, in dem Teams von neugierig zu überzeugt wechseln.

Parikh, Staff Product Manager: Die Fähigkeit, die ich nie aufgeben würde, ist meine tägliche Reflexion. Es bezieht Daten aus Gmail, Calendar, Fellow, Slack, Google Docs und Linear und gibt mir eine kurze EOD-Zusammenfassung mit den wichtigsten Follow-ups, die bereits in meinem Tonfall formuliert wurden. Ein Skill für Schreibstil-Richtlinien sorgt dafür, dass jeder Entwurf nach mir klingt. Mein Kontext befindet sich in meinem Obsidian-Vault, also wechsle ich zwischen Claude Code und Cowork, ohne etwas zu verlieren.

Koehl, Sr. Director of Product Management, GM of Service Hub: Geben Sie Ihre tatsächliche Arbeit ein. Lassen Sie Ihre wöchentliche Wettbewerbsanalyse durchführen und Schmerzpunkte in Kundeninterviews finden, die Sie möglicherweise übersehen haben. Wenn Sie Cowork nur für fünfminütige Aufgaben verwenden, werden Sie nie den sprunghaften Anstieg an Hebelwirkung spüren.

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