Die Fundraiser- und Programmteams von CARE tauschen mit Claude Enterprise Kompetenzen aus und sparen dadurch jede Woche mehrere Stunden ein

Kleine Teams, überfordert durch zu viele Prioritäten bei schrumpfenden Budgets

Die Arbeit von CARE erfolgt in kleinen Teams in den Bereichen Fundraising, Finanzen, Recht, Kommunikation und Programmgestaltung, wobei jedes Team viele Prioritäten gleichzeitig bewältigen muss. Die Mitarbeitenden hatten viele gute Ideen und die nötigen Qualifikationen, um sie umzusetzen, doch ein Team, das sich auf so viele Prioritäten verteilen muss, kann nicht jeder Aufgabe die Aufmerksamkeit widmen, die sie verdient. Fragmentierte Systeme innerhalb einer globalen Organisation erschweren dies zusätzlich. Die Teammitglieder erledigten oft die gleiche Art von Arbeit von Grund auf neu, obwohl man auf frühere Erfahrungen hätten zurückgreifen können. Im Fundraising beispielsweise recherchierte jedes der rund 20 Mitglieder im Foundation-Partnerships-Team potenzielle Förderer und bereitete die Kommunikation mit Geldgebern eigenständig vor, wobei es kaum gemeinsame Prozesse oder Vorlagen gab, auf denen man hätte aufbauen können.

Mit dem Rückgang der Gelder im gesamten humanitären Sektor in den vergangenen 24 Monaten nahm der Druck zu. Jeder Bereich, vom Backoffice-Support über den Ausbau von Partnerschaften bis zur Programmumsetzung, arbeitete bereits an oder über der Belastungsgrenze, und von jedem wurde verlangt, mit weniger noch mehr zu leisten.

Ein Pilotprojekt, das die Mitarbeitenden behalten wollten

CARE prüfte mehrere KI-Tools, wobei sich Claude Enterprise immer wieder als das Tool mit Potenzial für viele Geschäftsbereiche erwies. CARE führte von Januar bis Juli ein gemeinnütziges Pilotprojekt durch, an dem eine begrenzte Anzahl von Mitarbeitenden aus mehreren Geschäftsbereichen freiwillig teilnahmen. Die teilnehmenden Mitarbeitenden waren begeistert, Zugang zu Claude Enterprise zu haben, und dank Mundpropaganda gab es bald wesentlich mehr Interessierte als Plätze im Pilotprojekt. Jerry Tuan, Chief Information Officer von CARE, erklärt: „Claude stach besonders hervor durch seine Anpassungsfähigkeit und die Möglichkeit, sich bei einer Vielzahl von Teams genau auf die jeweilige Aufgabe einzustellen.“

Gemeinsame Skills und neue Kapazitäten, beginnend mit dem Fundraising

Mitarbeitende in den Bereichen Daten und Evidenz, Finanzen, Recht, Kommunikation, Ressourcenmobilisierung sowie Programmgestaltung und -umsetzung nutzen inzwischen Claude, und mehrere Teams haben ihre eigenen Methoden als Skills verpackt – als wiederverwendbare Anleitungssammlungen, die Claude lädt, wenn eine Aufgabe sie erfordert, und die von den Teammitgliedern wiederverwendet werden können. Am deutlichsten zeigt sich diese Funktionsweise beim Fundraising.

Das Foundation-Partnerships-Team nutzt Claude für die Geldgeberrecherche, die Prüfungen, Förderer-Briefings, Peer-Vergleiche und Leistungsprofile umfasst, sowie für erste Entwürfe von Anträgen und Berichten, für das Lektorat und die Analyse von Daten zu Fördermitteln. Gemeinsame Skills wenden jetzt den CARE-Styleguide an, erstellt erste Entwürfe im Tonfall von CARE zur Überprüfung durch Menschen, testet, ob der Entwurf überzeugend die Frage „Why CARE?“ beantwortet, gleicht Salesforce-Datensätze ab und vergleicht Anträge mit denen vergleichbarer Organisationen.

Auch außerhalb der Zentrale haben Mitarbeitende in einem Landesbüro mehrere Skills zu einem einzigen Workflow verknüpft, der Anträge durch ihren gesamten Lebenszyklus begleitet – von der Suche nach Fördermitteln bis zur Einreichung. Der Workflow durchläuft sieben Stufen. Er findet Finanzierungsmöglichkeiten über einen täglichen Tracker, der Förderaufrufe durchsucht, filtert und in die engere Auswahl nimmt, jede einzelne anhand der Qualifizierung des Büros und der Vorgaben des Geldgebers prüft und den Zeitplan, die Verantwortlichen und die Prüfungen plant. Anschließend analysiert der Workflow den Aufruf zusammen mit früheren Leistungen, Geldgebervorlagen und Evidenz, erstellt auf Grundlage dieser validierten Informationen Programmoptionen und greift dabei auf externe Evidenzbibliotheken zurück, sodass jeder Entwurf auf dem aufbaut, was sich in anderen Situationen bereits bewährt hat. Dann erstellt der Workflow das vollständige Antragspaket – von internen Entscheidungspapieren bis hin zu Projektbeschreibungen und Budgets für Geldgeber. Dies führt letztendlich zu einem menschlichen Entscheidungspunkt, an dem eine Person jede tatsächliche Entscheidung darüber trifft, ob der jeweilige Antrag verfolgt, eingereicht und angenommen werden soll. Finanzen, Partnerschaften, Compliance und Safeguarding laufen durchgehend parallel. Der Leitgedanke des Teams lautet: Die KI entwirft und prüft, und Menschen entscheiden.

Ein kleines Team im Landesbüro hat den Workflow nach dem Bottom-up-Prinzip entwickelt. Das Team begann mit der Erprobung von KI an laufenden Anträgen, entwickelte mehrere separate Tools und verband diese anschließend zu einem einzigen Workflow, anstatt darauf zu warten, bis ein zentrales technisches Team eine Lösung bereitstellt. Es handelt sich dabei um einen funktionsfähigen Prototyp. Da dieser Prototyp nicht von der Zentrale vorgegeben, sondern vor Ort entwickelt wurde, fragen nun auch andere Landesbüros an, ob sie ihn nutzen können – ein frühes Zeichen für seinen Erfolg.

Ein Teammitglied, das einen Antrag auf Klimafinanzierung vorbereitete, musste genau die am stärksten gefährdeten Gebiete ermitteln. Diese Person führte 31 öffentlich verfügbare Datensätze zu einem interaktiven Dashboard zusammen, eine Aufgabe, die mit Claude Cowork in etwa 70 Stunden abgeschlossen wurde und das hochwassergefährdete Gebiete kartiert, überlagert von weiteren Risikoindikatoren. Da CARE laut diesem Teammitglied dafür in der Vergangenheit einen Berater und mehrere Monate Zeit sowie $100,000, gebraucht hätte, wäre es praktisch unmöglich gewesen wäre, dieses Ziel zu verfolgen. Die Präsentation und die interaktive Datei dienen jetzt als Vorlage, die andere Teams mit anderen Datensätzen wiederverwenden können.

Auch andere Teams haben Kapazitäten dieser Größenordnung gewonnen. Die Konsolidierung der Budgetdaten aus den Mitgliedsländern von CARE dauerte früher Wochen. Claude liefert jetzt innerhalb von Minuten ein Dashboard für die Geschäftsleitung und eine Liste markierter Länder, ein Finanzanalyst prüft die Ergebnisse, und die vollständige Analyse nimmt weniger als einen Tag in Anspruch. Das Team, das das Feedback der Teilnehmenden überwacht, verband Claude mit seiner Datenbank und durchsuchte 25.000 Antworten auf mögliche Sicherheits- und Schutzbedenken – eine Überprüfung, die es zuvor nicht effizient durchführen konnte.

Gemäß den KI-Nutzungsrichtlinien von CARE dürfen Informationen zu Geldgebern, Förderern und Programmen nicht in öffentliche KI-Tools gelangen, es sei denn, das Digitalteam hat ein Tool für vertrauliche Daten genehmigt. Tuan beschreibt das Prinzip, das dahintersteckt. „Claude entwirft und beschleunigt, aber ein Mensch trägt die Verantwortung für die Ermessensentscheidung und die endgültige Freigabe, ganz gleich, um welchen Prozess es sich handelt.“

Mehr Zeit für Geldgeber, Teilnehmende und die eigentliche Arbeit

Laut eigenen Angaben nutzt das Foundation-Partnerships-Team Claude täglich und spart dadurch pro Person 3 bis 5 Stunden pro Woche ein – bei einem Team von etwa 20 Personen summiert sich das auf rund 60 bis 100 Stunden wöchentlich. Fundraiser verfolgen nun Veränderungen in den Prioritäten von Geldgebern, analysieren Förderdaten von Stiftungen sowie Einreichungen des IRS-Formulars 990 und identifizieren neue potenzielle Partner schneller, wodurch mehr Energie für den Aufbau von Beziehungen zu Geldgebern bleibt. Schnelleres Bearbeiten lässt mehr Zeit für fundiertes technisches Schreiben und für die Einreichung weiterer Anträge und Konzepte.

Relationship Manager arbeiten außerdem mit Kolleginnen und Kollegen aus den Programmen zusammen, um LinkedIn-Kontakte mit potenziellen Stiftungen abzugleichen und so die Kontaktaufnahme zu bestehenden und neuen Stiftungen zu planen. Da das Foundation-Partnerships-Team Claude erst seit etwa einem Monat auf diese Weise nutzt, ist es noch zu früh, um zu sagen, ob diese Arbeit zu Finanzierungen oder wesentlichen Fortschritten in den Beziehungen führt.

CARE rät anderen gemeinnützigen Organisationen, Lizenzierung und Governance frühzeitig zu regeln, mit konkreten administrativen Anwendungsfällen mit großer Wirkung und geringem Risiko zu beginnen und von Anfang an Schulungen und Support bereitzuhalten. „Das gemeinsame Vorgehen sowie Offenheit für viele Erfahrungen und Bedenken war für unsere Dynamik genauso entscheidend wie der Zugang zur eigentlichen Technologie“, sagt Tuan.