Fallstudie
Die Montgomery County Food Bank erweitert mit Claude die Reichweite eines kleinen Teams auf den gesamten Landkreis
Die Montgomery County Food Bank versorgt den gesamten Landkreis Montgomery in Texas mit Lebensmitteln, wo etwa 120.000 Menschen von Ernährungsunsicherheit betroffen sind. In den letzten 12 Monaten haben 46 Mitarbeiter und mehr als 10.000 Freiwillige mithilfe von Partnerorganisationen, mobilen Diensten und Lebensmittelausgaben mehr als 12 Millionen Mahlzeiten verteilt. Claude unterstützt diese Arbeit in der gesamten Organisation, von der Beschaffung und Fuhrparkplanung bis hin zur Spenderbetreuung und strategischen Planung, wobei Claude Opus 5.5 die meisten täglichen Aufgaben übernimmt und Claude Fable 5.1 sich den schwierigsten Strategie- und Datenproblemen widmet.
Mit Claude konnte die Montgomery County Food Bank:
- Nach Analyse der Schichten und Lieferanforderungen die Überstunden der Fahrer/Lagermitarbeiter pro Zweiwochenzeitraum von 99 auf 11 Stunden reduzieren
- Die Lebensmittelkosten einer großen Partnerorganisation, die bei der Lebensmittelbank kauft, um 40 % senken, indem mit Claude in Excel die Einkäufe der Organisation mit den Selbstkostenpreisen der Lebensmittelbank verglichen wurden
- Fundraising und Betriebsabläufe anhand öffentlicher „Form 990“-Erklärungen mit ähnlichen Lebensmittelbanken vergleichen und damit Arbeit ersetzen, die sonst an externe Berater gegangen wäre
- Bei rund 25 % der eingehenden Ware (nach Gewicht), die nicht nahrhaft ist, Non-Food-Artikel markiert, damit andere Organisationen sie aussortieren können und Mitarbeitende und Freiwillige sich weiter auf Lebensmittel konzentrieren können
- Die Spenderbetreuung mithilfe von Claude-Skills automatisiert, um den Zeitaufwand für das Verfassen von E-Mails zu verringern und die Kommunikation mit wichtigen Großspendern dennoch individuell zu gestalten
- Datensätze über Spender-, E-Mail- und Freiwilligenplattformen hinweg mit Claude Fable abgleichen, wodurch unzustellbare E-Mails reduziert wurden
- Mit Claude Fable und Claude in Excel den Aufwand für eine monatliche Berichtstabelle von einer Woche Arbeit auf 30 Sekunden reduzieren
Die Herausforderung
Ein wachsender Landkreis, ein knappes Budget und Aufgaben, die das Personal vom Thema Lebensmittel abzogen
Montgomery County ist der am viertschnellsten wachsende Landkreis in den USA. Seine großzügig geplanten Wohngebiete grenzen direkt an ländliche Regionen, in denen die Menschen kaum Zugang zu frischen Lebensmitteln haben. Etwa jeder sechste Einwohner und jedes vierte Kind ist von Ernährungsunsicherheit betroffen. Während eines Regierungsstillstands versorgte die Lebensmittelbank die Menschen vor Ort in einem einzigen Monat mehr als 115.000 Mal.
Da 96 % der Spenden direkt in die Hilfsangebote fließen, bleibt der Lebensmittelbank kaum Spielraum für Ausgaben abseits der Lebensmittelversorgung. Gleichzeitig häuften sich die Aufgaben die nichts mit Lebensmitteln zu tun hatten. Rund 25 % der Waren, die im Lager ankamen, waren keine Lebensmittel – von Papierwaren über Fahrräder bis hin zu Schwimmreifen. Die Mitarbeiter und Freiwilligen verbrachten Stunden damit, sie zu sortieren. Fahrer und Mitarbeitende im Betriebsablauf sammelten Überstunden an, weil die Lebensmittelbank bei Lieferungen an ihre 96 Partnerorganisationen jeden gewünschten Liefertermin ermöglichte. Spender-, E-Mail- und Freiwilligendaten lagen auf getrennten Plattformen, zwischen denen es Lücken gab.
„Da wir standardmäßig alles sortierten, wendeten wir die Zeit von Freiwilligen und Mitarbeitern für Dinge auf, die für unsere Hauptaufgabe keinen Mehrwert schufen, nämlich für die Lebensmittelversorgung“, erklärt Scott Burns, Präsident und CEO.
Die Lösung
Jeden Dollar und jede Stunde wieder in Lebensmittel investieren
Jay Martin, Marketing- und Kommunikationsmanager, gehörte zu den ersten Nutzern von Claude. Als Claude Opus 4 auf den Markt kam, sah er, wie schnell sich die Möglichkeiten erweiterten, informierte Burns, und die Lebensmittelbank entschied sich für eine Nonprofit-Lizenz. „Es war so, als hätte ich einen Kollegen, dem ich die Aufgabe der Lebensmittelbank erklären konnte, ohne alles noch einmal erklären zu müssen“, sagt Martin.
Das Team von Montgomery County nutzt jetzt Claude, um noch mehr zu bewirken. Rund 14 Mitarbeitende verfügen über kostenpflichtige Lizenzen, die Martin Personen vorbehält, die Tools wie Claude Cowork intensiv nutzen, und er zeigt jedem Team, wie es Claude-Projekte erstellt, die die teameigenen Dokumente enthalten. Martin rät den Mitarbeitenden, Claude Opus 5.5 zu verwenden, wenn sie die Antwort auf ihre Frage nicht kennen, und Claude Sonnet 5.5, wenn sie bereits wissen, wie das Ergebnis aussehen soll, und Claude als Arbeitstier einsetzen möchten. Er nutzt Claude in Chrome täglich zum Erstellen von Formularen und zur Bearbeitung der Website, während die Teams für Programme, Beschaffung und Betrieb Claude in den Microsoft-Anwendungen der Lebensmittelbank verwenden, um Präsentationen, Dashboards und einseitige Übersichten zu erstellen. Ihre Arbeit gliedert sich in drei Bereiche: die Senkung der Kosten, um Lebensmittel zu den Menschen zu bringen, die Nutzung von Daten, um zu entscheiden, wo investiert werden soll, und die Betreuung von Spendern.
Jeder Dollar und jede Stunde, die bei der Logistik eingespart werden, fließen zurück in Lebensmittel. Deshalb setzte das Team dort an, wo sich diese Kosten anhäufen. Das Beschaffungsteam stellte fest, dass viele Partnerorganisationen zusätzliche Lebensmittel nach wie vor im Einzelhandel zu regulären Verkaufspreisen kauften. Das Team analysierte gemeinsam mit einer Organisation in Claude in Excel, was sie wo und zu welchem Preis einkaufte, und verglich diese Preise mit den Selbstkostenpreisen, die die Lebensmittelbank von ihren Einzelhandelspartnern erhält. Diese Organisation bezieht ihre Lebensmittel inzwischen vollständig über die Lebensmittelbank und spart dadurch 40 % der Kosten.
Dasselbe Prinzip lässt sich auch auf die Abläufe im Lager und im Fuhrpark übertragen. Claude analysiert Exporte aus dem älteren Bestandssystem der Lebensmittelbank, um aufzuzeigen, welche Artikel aus gemischten Lieferungen es wert sind, intern sortiert zu werden, und die Lebensmittelbank schickt den Rest nun in palettengroßen Kartons an andere Einrichtungen. Für den Fuhrpark analysierte Claude Routen und Schichtmuster, woraufhin die Lebensmittelbank die Anfangszeiten staffelte, sodass die Überstunden nicht mehr auf dieselben wenigen Fahrer entfallen.
Claude liefert dem Führungsteam Belege für die Entscheidung, wo Personalzeit und Fundraising-Aufwand investiert werden sollen. Burns lud die Form-990-Berichte – die Finanzberichte, die gemeinnützige Organisationen veröffentlichen – anderer gemeinnütziger Organisationen vor Ort sowie ähnlich großer Lebensmittelbanken im ganzen Land herunter. Claude setzte öffentliche Fördermittel und Spenden ins Verhältnis zu den verteilten Lebensmittelmengen, den ausgegebenen Mahlzeiten und der Effizienz der Mittelbeschaffung. So erhält der Vorstand ein umfassenderes Bild als durch den bloßen Vergleich der Jahreszahlen. Burns führt nun für jede einzelne Veranstaltung denselben Vergleich durch, um zu entscheiden, wo sich die Arbeitszeit der Mitarbeiter am meisten auszahlt. „Im gemeinnützigen Bereich geht es viel um das Bauchgefühl“, sagt Burns. „Und Claude stellt eben diese Entscheidungen auf eine viel fundiertere Datenbasis.“
Die Pflege von Spenderbeziehungen ist ein wichtiger Bestandteil der Aufgabe von Burns als CEO. Daher wendet sich die Abteilung für Fundraising an Claude, um Wege zu finden, jede Spende persönlich zu würdigen. Burns hat in Claude for Outlook einen Skill für Dankesschreiben an Spender erstellt. Er gibt den Namen eines Spenders, den Spendenbetrag und das Datum der ersten Spende ein, und Claude entwirft in etwa einer Minute eine persönliche Nachricht, die er einmal durchliest und dann versendet. Eines Abends ließ Martin eine Session in Claude Cowork laufen und fand bei seiner Rückkehr einen fertigen Workflow vor: Nach der ersten Spende wird automatisch ein Dankschreiben verschickt, eine Woche später eine Umfrage, nach drei Monaten eine Einladung zu monatlichen Spenden und zum Jahrestag der ersten Spende eine persönliche Nachricht. Er schätzt, dass die manuelle Erstellung etwa einen Tag gedauert hätte. „Claude senkt die Hürde zwischen einer guten Idee und zu wenig Zeit“, sagt Martin.
Persönliche Ansprache setzt saubere Daten voraus, doch die Datensätze der Lebensmittelbank waren auf verschiedene Plattformen für Spender, E-Mails und ehrenamtliche Mitarbeiter verteilt. Martin und Stephanie Arend, Data Analytics Manager, wollten sicherstellen, dass ehemalige Freiwillige in den richtigen E-Mail-Verteilern und Spenderlisten auftauchen, um sie gezielt anzusprechen. Doch auch Importtools von Drittanbietern ließen sich die Lücken nie vollständig schließen. Mit Claude Fable begannen sie, Datensätze über die drei Plattformen hinweg abzugleichen, und die Zahl der unzustellbaren E-Mails ging zurück. „Datenbereinigung war für uns immer ein fernes Ziel nach dem Motto „Irgendwann werden wir das schon hinbekommen“. Fable hat uns nun geholfen, endlich die Wende zu schaffen, Lösungen zu finden und jede Datenbank sauber und kohärent zu machen“, sagt Arend. Das Team hält Spenderdaten, die personenbezogene Informationen enthalten, von Claude fern.
„Wenn sich Ihr fünfköpfiges Team wie ein fünfzehnköpfiges anfühlen soll, nutzen Sie Claude. Damit lässt es sich konzentrierter und präziser arbeiten.“
Das Ergebnis
Mehr Kapazität für die Menschen, die vor Ort von der Lebensmittelbank versorgt werden
Dank Claude kann das kleine Team der Lebensmittelbank mehr für die Menschen vor Ort leisten. Das zeigt sich in der Fahrzeuglogistik, beim Einkauf und in der täglichen Arbeit der Mitarbeitenden.
Die Kosten für den Fuhrpark- und den laufenden Betrieb liefern die bislang aussagekräftigsten Kennzahlen. Die Tatsache, dass die Überstunden von Fahrern und Lagermitarbeitern pro Zwei-Wochen-Zeitraum von 99 auf 11 Stunden zurückgingen, schreibt Burns hauptsächlich der von Claude unterstützten Schichtanalyse zu. Dank niedrigerer Betriebskosten kann die Lebensmittelbank mehr Lebensmittel ausgeben und die Verwaltungskosten dennoch bei rund 4 % halten. Diese Einsparungen erstrecken sich auch auf Partnerorganisationen. Die erste Organisation, die Produkte von der Lebensmittelbank bezieht, gibt nun 40 % weniger aus, um dieselben Menschen vor Ort zu versorgen. Auch das Reporting ist jetzt schneller. Eine monatliche Tabelle, für deren Erstellung Arend früher eine Woche brauchte, ist mit Claude Fable und Claude in Excel jetzt in 30 Sekunden fertig.
Den größten Nutzen sieht Burns bislang darin, dass das Team nun Aufgaben angehen kann, die vorher außerhalb der Möglichkeiten lagen. Dazu gehört etwa der Vergleich mit anderen Organisationen anhand ihrer Form-990-Berichte – eine Analyse, für die sonst ein Beratungsunternehmen nötig gewesen wäre. „Wir tun Dinge, die wir ohne Claude nicht getan hätten“, sagt Burns. „Wenn sich Ihr fünfköpfiges Team wie ein fünfzehnköpfiges anfühlen soll, nutzen Sie Claude“, fügt Martin hinzu. „Damit lässt es sich konzentrierter und präziser arbeiten.“ „Was mich an dem Fortschritt mit Fable am meisten überrascht hat, war, dass es sich wie das erste Modell anfühlte, das auf eine Frage oder Aufgabe nicht einfach nur mit einer Antwort reagierte, sondern mir ein Sprungbrett für größere Ideen und Blickwinkel bot, die ich noch gar nicht in Betracht gezogen hatte“, sagt Arend.
Das Team plant, diese Aufgaben in den kommenden Monaten auszuweiten. Die Lebensmittelbank führt in diesem Jahr ein GPS-Routensystem ein, und Burns will Claude Fable für die strategische Planung nutzen, die er bis zum Jahresende abschließen will. Er möchte für jede Spendenaktion und jedes Programm eine geschätzte Rendite kennen, damit er die Ressourcen dorthin lenken kann, wo sie die meisten Menschen vor Ort erreichen.
„Der größte Mehrwert liegt darin, dass ich Dinge umsetzen kann, die wirklich etwas bewirken und die sonst außerhalb meiner Möglichkeiten gelegen hätten“, sagt Burns. „Dank dieser Möglichkeiten werde ich die mir anvertrauten finanziellen Mittel noch verantwortungsvoller und effizienter einsetzen können.“
