Brex definiert Ausgabenverwaltung mit Claude in Amazon Bedrock neu

Als moderne Finanzplattform kombiniert Brex globale Firmenkreditkarten, Ausgabenverwaltung, Bankdienstleistungen und Reisenkosten und transformiert nun die Spesenverwaltung durch die direkte Integration von KI-Funktionen in sein Kernproduktangebot mit Claude in Amazon Bedrock.

Mithilfe von Claude ermöglicht Brex:

• Automatisierung von 75 % der Spesentransaktionen mit einer Compliance-Rate von 94 % gegenüber dem Branchenstandard von 70 %
• 169.000 Stunden pro Monat weniger Zeitaufwand der Kunden für die Abrechnung und Buchhaltung durch Automatisierung
• Einsparung von 56,5 Millionen US-Dollar an jährlichen Gehaltskosten bei allen Kunden
• Überprüfung von 100 % der Transaktionen mit KI-gesteuerter Anomalieerkennung auf Positionsebene

Neue Wege der Spesenverwaltung mit KI-basierter Funktionalität

Mit dem Ziel, Unternehmen dabei zu helfen, intelligenter mit Kosten umzugehen und agiler zu werden, musste Brex die Grenzen herkömmlicher Methoden der Ausgabenverwaltung erkennen. Finanzfachkräfte verbrachten unzählige Stunden damit, Spesen zu überprüfen, während Mitarbeiter Zeit mit mühsamen Dateneingaben verschwendeten, anstatt sich auf ihre Hauptaufgaben zu konzentrieren. Der Status quo erforderte es, dass Manager und Prüfer zahlreiche Spesenabrechnungen durchklicken, oft ohne zu wissen, warum dies erforderlich war.

„Jedes Unternehmen benötigt eine Ausgabenverwaltung, sobald es eine Firmenkreditkarte oder ein Firmenkonto bei der Bank hat“, sagt David Horn, KI-Leiter bei Brex. „Es sind nur die Ausgereiftheit und die Komplexität, die sich mit dem Unternehmenswachstum ändern. Mit KI können wir den Großteil dieser Komplexität abbauen, sodass sich Finanzteams und Mitarbeiter auf das konzentrieren können, was wirklich wichtig ist.“

Claude bietet unternehmensgerechte Zuverlässigkeit

Nachdem Brex ab 2023 verschiedene KI-Modelle untersucht hatte, entschied sich die Firma für Claude aufgrund seiner technischen Fähigkeiten und des Anthropic-Konzepts für die Entwicklung und Sicherheit von Modellen.

„Was uns an Anthropic besonders gefallen hat, sind nicht nur die leistungsstarken Modelle, sondern auch die Positionierung dieser Modelle für Unternehmensanforderungen“, so Horn. „Wenn ich mit Kunden über KI spreche, steht Datenschutz immer an erster Stelle – das ist die entscheidende Ausgangsbasis, bei der wir ansetzen müssen, bevor wir überhaupt mit der Diskussion der Funktionsmerkmale beginnen können.“

Die Verwendung von Claude in Amazon Bedrock erwies sich als vorteilhaft für die Implementierung im Unternehmen. Jin Shao, Software-Ingenieur bei Brex, sagt: „Die Bereitstellung von Claude in Amazon Bedrock ermöglicht uns die nahtlose Integration in unsere vorhandene AWS-Infrastruktur (Amazon Web Services) und die eingerichteten Services. Für die Entwicklung effektiver KI-Anwendungen ist mehr als nur ein LLM-Modell erforderlich. Man benötigt Wissensdatenbanken, Prompt-Management-Systeme und robuste Sicherheitskontrollen. Amazon Bedrock bietet alle diese Funktionen an einer Stelle und reduziert so unseren Integrationsaufwand.“

Die AWS-Umgebung entspricht den Unternehmenssicherheitsanforderungen von Brex, ein wichtiger Aspekt, da Brex seinen Unternehmensumsatz im vergangenen Jahr um 80 % gesteigert hat und nun über 200 börsennotierte Unternehmen betreut. Shao ergänzt: „Da wir unsere Services und Datenbanken bereits auf AWS hosten, war die Implementierung von Claude in Amazon Bedrock eine natürliche Erweiterung, die unsere Sicherheitsstrategie beibehielt. Diese Integration ermöglicht es uns, AWS Identify and Access Management (IAM) für die Zugriffskontrolle zu nutzen und die gesamte Datenverarbeitung innerhalb unserer bestehenden Sicherheitsgrenzen zu halten, was für den Umgang mit sensiblen Finanzinformationen unerlässlich ist.“

Brex profitiert außerdem von der betrieblichen Effizienz der AWS-Umgebung. Shao bemerkt: „Die optimierten Bereitstellungs- und Überwachungsfunktionen in Amazon Bedrock haben unseren Entwicklungsprozess beschleunigt. Wir können neue Claude-Modelle schnell testen, sobald sie veröffentlicht werden, und unsere Implementierung skalieren, ohne separate Infrastruktur verwalten zu müssen. Dadurch kann sich unser Team auf die Entwicklung innovativer Funktionalität für unsere Kunden konzentrieren, anstatt komplexe Systeme zu verwalten.“

Wie Claude intelligente Spesenverwaltung ermöglicht

Brex entschied sich, seine Plattform mit KI als zentralem Element neu aufzubauen. Tim Foster, Engineering Manager bei Brex, erklärt: „Wir haben die letzten Monate damit verbracht, die gesamte Lösung für die Ausgabenverwaltung grundlegend neu zu gestalten. Statt schrittweise Verbesserungen vorzunehmen, haben wir uns alle Kontaktpunkte angeschaut – von Mitarbeitern, die Spesen einreichen, über die genehmigenden Manager bis hin zum Finanzteam, das für ein Audit zuständig ist, und zur allgemeinen Prozessoptimierung. Unsere Kernfrage lautete: Wie können wir die zentralen Finanz-Workflows unserer Kunden mit KI exponentiell verbessern? Wie können wir diese gesamte Funktionalität mit KI als zentralem Element von Grund auf neu konzipieren, anstatt einfach nur KI-Funktionen in unsere bestehenden Workflows einzufügen?“

Claude unterstützt mehrere Schlüsselfunktionen in der überarbeiteten Plattform von Brex:

• Einreichen von Spesen per Dialog: Die neue Benutzerführung des Unternehmens für die Einreichung von Ausgaben macht die Spesenverwaltung für Mitarbeiter nahezu unsichtbar. Das System analysiert kontextbezogene Informationen wie Kalenderereignisse, Ortsdaten und Ausgabenmuster, um Spesen automatisch zu kategorisieren und Compliance-Regeln anzuwenden, ohne dass manuelle Eingaben erforderlich sind. Dadurch wird die Spesenverwaltung von einer lästigen Aufgabe zu einem nahtlosen Hintergrundprozess, der die Compliance verbessert und gleichzeitig Verwaltungsaufwand eliminiert.
• KI-gestützte Richtlinieninterpretation: Finanzteams können statt einer komplizierten Konfiguration von Regeln Richtliniendokumente direkt in das System hochladen. Die KI interpretiert diese Dokumente intelligent, sodass Richtlinien nicht mehr in technische Regeln oder Entscheidungsbäume übersetzt werden müssen.
• Intelligente Ausgabenprüfung: Eine KI-basierte Arbeitsumgebung transformiert die Art und Weise, wie Finanzfachkräfte Ausgaben überprüfen, indem sie zusammengehörige Ausgaben proaktiv gruppiert, Richtlinienprobleme kennzeichnet und Erklärungen mit empfohlenen Maßnahmen bereitstellt. Dadurch wird jede Überprüfung sinnvoller und effizienter.
• Kontextbezogene Richtlinienhinweise: Das System stellt Mitarbeitern relevante Richtlinieninformationen zur Verfügung, bevor eine Ausgabe erfolgt, anstatt Verstöße nachträglich zu kennzeichnen. Dadurch wird ein proaktives Konzept zur Einhaltung von Richtlinien verwirklicht, das Richtlinienverstöße reduziert und gleichzeitig das Benutzererlebnis für Mitarbeiter verbessert.

Transformation der Finanzprozesse durch intelligente Automatisierung

Die KI-Updates von Brex wirken sich spürbar auf die Arbeit von Finanzteams und Mitarbeitern aus. Brex automatisiert jetzt 60 % der Ausgabenverwaltung, wodurch Kunden monatlich etwa 73.600 Stunden dank automatisch generierten Belegen und Spesendokumentationen sparen.

Diese Vorteile haben erhebliche finanzielle Auswirkungen, da Kunden jährlich insgesamt 56,5 Millionen US-Dollar an Gehaltskosten einsparen. Einzelnen Finanzteams ersparen automatisch generierte Belege und Dokumentation durchschnittlich 21.500 US-Dollar an Gehaltskosten und 204 Stunden pro Jahr.

Neben Zeit- und Kosteneinsparungen bewirkt das KI-gesteuerte Konzept ein effektiveres Compliance-Umfeld. Während der Branchenstandard für die Einhaltung von Ausgabenrichtlinien bei etwa 70 % liegt, erreichen Blex-Kunden eine Compliance-Rate von 94 %. Möglich wird dies durch die KI-gesteuerte Erkennung von Anomalien, die 100 % der Transaktionen überprüft und Ausgaben, die nicht der Richtlinie entsprechen, auf Postenebene identifiziert.

„Unser Ziel ist es, Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, bei Ausgaben selbstbewusst zu handeln, im Wissen, dass sie angemessene Einkäufe für das Unternehmen tätigen, ohne Finanzexperte sein zu müssen“, so Horn. „Seien wir ehrlich – kaum jemand liest die Ausgabenrichtlinien seines Unternehmens von Anfang bis Ende. KI kann den Umgang mit den Richtlinien grundlegend verändern, indem sie kontextbezogene Beratung zum richtigen Zeitpunkt bereitstellt, bevor die Ausgaben getätigt werden. Anstatt auf Verstöße erst im Nachhinein hinzuweisen, können wir Mitarbeiter proaktiv mit relevanten Richtlinieninformationen genau dann unterstützen, wenn sie sie benötigen.“

Dieses Konzept ermöglicht es Finanzteams, sich auf Ausnahmen zu konzentrieren, anstatt alles zu überprüfen, und schafft ein skalierbares vertrauensbasiertes System. Foster meint dazu: „Uns ist es lieber, wenn nur Ausnahmen überprüft werden, statt standardmäßig alles zu prüfen.“

Der Weg zur KI-zentrierten Zukunft für Finanzprozesse

Brex realisiert Innovationen im Zusammenwirken von KI und Finanzprozessen und arbeitet eng mit Anthropic und AWS zusammen, um seine Claude-gestützten Funktionen in der Ausgabenverwaltung zu erweitern. Die Vision von Brex geht über die einfache Automatisierung hinaus und schafft ein neues Paradigma, in dem KI Finanzvorgänge steuert.

„Wie viele Unternehmen erweitern wir unsere bestehenden Workflows durch zusätzliche KI-Funktionen“, so Horn. „Aber die Zukunft, auf die wir hinarbeiten, wird tiefgreifendere Veränderungen mit sich bringen, wobei Kunden dann überhaupt nicht mehr durch unsere herkömmliche Benutzeroberfläche navigieren müssen. Stattdessen werden sie sich einfach mit einer KI unterhalten, die ihre Bedürfnisse versteht und die Finanzvorgänge automatisch erledigt. Zum Beispiel können durch ein tiefes Verständnis der Richtlinien und SOPs [Standardprozesse] des Unternehmens Überprüfungs- und Auditmaßnahmen für eindeutige Ausgabenfälle vollständig automatisiert werden, und nur Fälle in Grauzonen werden zur Bewertung an Menschen weitergeleitet.“

Diese Zusammenarbeit mit Anthropic und AWS steht im Einklang mit der Überzeugung von Brex, dass sich mit der Weiterentwicklung von KI der Mehrwert in der Differenzierung von Angeboten für die Ausgabenverwaltung nicht mehr so sehr in den Softwarefunktionen, sondern eher in der Compliance-Expertise, den Partnerschaften und der intelligenten Automatisierung zeigen wird – Bereiche, in denen Brex sich besonders auszeichnet.

„Da KI die Softwareentwicklung zugänglicher macht, werden es nicht technische Merkmale allein sein, die Lösungen von anderen unterscheiden“, führt Horn aus. „Was wirklich zählt, sind unsere Expertise in Compliance und unsere strategischen Kooperationen – Qualitäten, die KI nicht ersetzen kann. Genau in diesen Bereichen zeichnet sich Brex aus, und deshalb werden wir auch weiterhin führend im Bereich Ausgabenverwaltung sein.“