I team responsabili della raccolta fondi e dei programmi di CARE condividono le Skills e ogni settimana risparmiano ore grazie a Claude Enterprise

Piccoli team con troppe priorità da gestire a fronte della riduzione dei finanziamenti

L'attività di CARE si basa su team di piccole dimensioni che si occupano di raccolta fondi, finanza, affari legali, comunicazione e progettazione dei programmi, e ciascuno di essi gestisce numerose priorità contemporaneamente. Il personale aveva molte buone idee e le competenze necessarie per realizzarle, ma un team costretto a occuparsi di così tante priorità non poteva dedicare a ogni compito l'attenzione che meritava. I sistemi frammentati all'interno di un'organizzazione globale rendono la situazione ancora più complessa. Spesso i colleghi svolgevano lo stesso tipo di lavoro partendo da zero, quando avrebbero potuto avvalersi dell'esperienza pregressa. Nella raccolta fondi, ad esempio, ciascuno dei circa 20 addetti a questa attività del team Foundation Partnerships ricercava potenziali donatori e preparava le relative comunicazioni in modo indipendente, con limitati processi o modelli condivisi su cui basarsi.

La pressione è aumentata a causa della contrazione dei finanziamenti nell'intero settore umanitario verificatasi negli ultimi 24 mesi. Ogni area, dall'assistenza di back-office allo sviluppo delle partnership fino all'erogazione dei programmi, operava già al limite oppure oltre le proprie capacità, e a ciascuna veniva chiesto di fare ancora di più con minori risorse.

Un progetto pilota che il personale ha chiesto di non interrompere

CARE ha valutato diversi strumenti di IA e Claude Enterprise è emerso costantemente come la soluzione potenzialmente applicabile a numerose funzioni aziendali. Da gennaio a luglio CARE ha condotto un progetto pilota non-profit con un numero limitato di dipendenti di diverse unità operative, che si sono candidati volontariamente. Il personale coinvolto è stato entusiasta di poter accedere a Claude Enterprise e il passaparola si è diffuso rapidamente, generando in tutta l'organizzazione una richiesta di accesso di gran lunga superiore al numero di postazioni disponibili nel progetto pilota. Jerry Tuan, Chief Information Officer di CARE, ha dichiarato: "Claude si è davvero distinto per l'adattabilità, unita alla capacità di calibrarsi con precisione in base al compito da svolgere per un'ampia varietà di team".

Skills condivise e nuove capacità, a partire dalla raccolta fondi

Attualmente il personale che si occupa di dati ed evidenze, finanza, affari legali, comunicazione, mobilitazione delle risorse, nonché progettazione ed erogazione dei programmi, utilizza Claude; numerosi team hanno integrato i propri metodi sotto forma di Skills, ovvero set di istruzioni riutilizzabili che Claude carica quando un'attività lo richiede, affinché i colleghi possano riusarle a loro volta. La raccolta fondi dimostra in modo estremamente chiaro questo processo.

Il team Foundation Partnerships si avvale di Claude per la ricerca di potenziali donatori, attività che comprende verifiche preliminari, schede informative sui finanziatori, controlli con organizzazioni analoghe e valutazioni della capacità di finanziamento, oltre che per le prime bozze di proposte e relazioni, la revisione di testi e l'analisi dei dati relativi alle sovvenzioni. Un insieme condiviso di Skills ora applica la CARE Style Guide, genera prime bozze con lo stile dell'organizzazione da sottoporre a revisione umana, verifica se una bozza argomenta in modo convincente il principio "Why CARE?", confronta i dati con i record di Salesforce e le proposte con quelle di organizzazioni analoghe.

Al di fuori della sede centrale, il personale di un ufficio nazionale ha collegato diverse Skills in un unico flusso di lavoro che accompagna una proposta lungo l'intero ciclo di vita, dalla ricerca di opportunità di finanziamento fino alla presentazione. Il flusso di lavoro si articola in sette fasi. Individua le opportunità tramite un sistema di monitoraggio giornaliero che esamina, filtra e seleziona i bandi di finanziamento, valuta ciascuno di essi in base ai requisiti di ammissibilità dell'ufficio e alle regole del donatore per poi pianificare le tempistiche, i responsabili e le revisioni. Successivamente analizza il bando insieme alle performance passate, ai modelli dei donatori e alle evidenze disponibili, formula diverse ipotesi progettuali a partire da questi input convalidati, attingendo al contempo a librerie di evidenze esterne affinché ogni progetto si basi sui risultati positivi ottenuti altrove. Infine elabora l'intero pacchetto della proposta, dai documenti decisionali interni ai testi descrittivi destinati ai donatori e ai budget. Il processo si conclude con un passaggio decisionale umano, in cui una persona prende ogni decisione effettiva in merito alla prosecuzione, alla presentazione e all'accettazione dell'iniziativa. Finanza, partnership, conformità e tutela procedono in parallelo per tutto il tempo. Il principio guida del team è che l'IA redige le bozze e verifica, mentre gli esseri umani decidono.

Un team di dimensioni ridotte nell'ufficio nazionale ha creato il flusso di lavoro da zero. Ha iniziato sperimentando l'IA su proposte reali, sviluppando diversi strumenti separati per poi collegarli in un unico flusso di lavoro, anziché aspettare che un team tecnico centrale fornisse una soluzione. Si tratta di un prototipo funzionante e, proprio perché è stato realizzato sul campo anziché calato dall'alto dalla sede centrale, altri uffici nazionali ora ne stanno chiedendo l'utilizzo: un primo segnale di successo.

Un collega del team di programma, impegnato nella stesura di una proposta di finanziamento per il clima, aveva bisogno di individuare con precisione le aree maggiormente a rischio. Ha unito 31 set di dati disponibili pubblicamente in una dashboard interattiva, realizzata con Claude Cowork in circa 70 ore, in grado di mappare le aree soggette ad alluvioni sovrapponendovi altri indicatori di rischio. In passato CARE avrebbe potuto ottenere questo risultato solo assumendo un consulente dedicato, che secondo le stime avrebbe impiegato diversi mesi a un costo di circa $100,000, il che lo rendeva di fatto impossibile da realizzare. La presentazione e il file interattivo fungono ora da modello che altri team possono riutilizzare con set di dati differenti.

Altri team hanno acquisito lo stesso tipo di capacità. In passato, il consolidamento dei dati di budget provenienti dai Paesi membri di CARE avrebbe richiesto settimane. Ora Claude restituisce in pochi minuti una dashboard esecutiva e un elenco di Paesi segnalati; un analista finanziario verifica i risultati e l'analisi completa richiede meno di un giorno. Il team che monitora i feedback dei partecipanti ha collegato Claude al proprio database e ha esaminato 25.000 risposte per individuare possibili problemi di sicurezza e tutela, una verifica che in precedenza non riusciva a svolgere in modo efficiente.

Le linee guida di CARE sull'utilizzo dell'IA impediscono l'inserimento di informazioni relative a donatori, finanziatori e programmi negli strumenti di IA pubblici, a meno che il team digitale non abbia approvato uno strumento per i dati riservati. Tuan ne ha descritto il principio alla base. "Claude redige bozze e accelera i tempi, ma la responsabilità decisionale e l'approvazione finale spettano a una persona, indipendentemente dal processo".

Più tempo da dedicare ai finanziatori, ai partecipanti e al lavoro vero e proprio

Il team Foundation Partnerships riferisce di utilizzare Claude ogni giorno, risparmiando da tre a cinque ore a settimana per persona, per un totale di circa 60-100 ore settimanali in una squadra di circa 20 membri. Il personale addetto alla raccolta fondi ora monitora i cambiamenti nelle priorità dei donatori, analizza i dati relativi alle sovvenzioni delle fondazioni e alle dichiarazioni del modulo IRS 990 e individua nuovi potenziali partner in tempi più rapidi: questo permette di dedicare maggiori energie al rafforzamento delle relazioni con i finanziatori. La maggiore rapidità di revisione garantisce più tempo per la stesura tecnica approfondita e per la presentazione di un numero superiore di proposte e idee.

I relationship manager collaborano inoltre con i colleghi dei programmi per incrociare i contatti di LinkedIn con le fondazioni potenzialmente interessate, al fine di pianificare le attività di sensibilizzazione rivolte sia alle fondazioni già esistenti che a quelle nuove. Il team Foundation Partnerships ha iniziato a utilizzare Claude in questo modo circa un mese fa, pertanto è ancora troppo presto per stabilire se queste iniziative abbiano prodotto finanziamenti o sviluppi significativi nelle relazioni.

CARE consiglia alle altre organizzazioni non-profit di implementare tempestivamente licenze e modelli di governance, di iniziare con utilizzi amministrativi concreti, ad alto impatto e a basso rischio, e di predisporre fin da subito la formazione e l'assistenza necessarie. "Procedere insieme ed essere disposti ad accogliere numerose esperienze e considerazioni è stato determinante per i nostri progressi tanto quanto avere accesso alla tecnologia vera e propria", ha affermato Tuan.