Case study
Con Claude, Montgomery County Food Bank amplia il raggio d'azione di un piccolo team in tutta la contea
Montgomery County Food Bank distribuisce cibo in tutta la contea di Montgomery, in Texas, dove circa 120.000 persone della comunità si trovano in condizioni di insicurezza alimentare. Negli ultimi 12 mesi un team di 46 dipendenti e oltre 10.000 volontari hanno consegnato più di 12 milioni di pasti tramite enti partner, unità mobili e banchi alimentari. Claude supporta questo lavoro in tutta l'organizzazione, dall'approvvigionamento e dalla programmazione della flotta all'amministrazione dei rapporti con i donatori e alla pianificazione strategica. Claude Opus 5.5 gestisce la maggior parte delle attività quotidiane mentre Claude Fable 5.1 si occupa dei problemi più complessi di strategia e di analisi dei dati.
Con Claude, Montgomery County Food Bank:
- Ha ridotto gli straordinari su base quindicinale di autisti e addetti al magazzino da 99 a 11 ore dopo aver analizzato i turni e le esigenze di consegna
- Ha abbattuto del 40% i costi alimentari per un grande ente partner che si rifornisce tramite il banco alimentare, utilizzando Claude in Excel per confrontare i suoi acquisti con i prezzi di costo del banco alimentare
- Ha confrontato le raccolte fondi e le attività operative con quelle di banchi alimentari analoghi utilizzando le dichiarazioni pubbliche dei moduli 990, svolgendo il lavoro che altrimenti sarebbe stato affidato a consulenti esterni
- Ha segnalato gli articoli non alimentari presenti nel 25% circa della merce in arrivo priva di valore nutrizionale, in modo che altri enti possano smistarli e il personale e i volontari possano concentrarsi sui servizi di assistenza alimentare
- Ha automatizzato la gestione dei rapporti con i donatori, utilizzando le Skills di Claude per ridurre i tempi di stesura delle e-mail, pur personalizzando i messaggi destinati ai principali grandi donatori
- Ha allineato i record tra le piattaforme di gestione dei donatori, delle e-mail e dei volontari con Claude Fable, riducendo le e-mail respinte
- Ha ridotto il tempo di compilazione di un foglio di calcolo per i report mensili da una settimana a 30 secondi grazie a Claude Fable e Claude in Excel
La sfida
Una contea in crescita, un budget ridotto e un carico di lavoro che distoglieva il personale dai servizi di assistenza alimentare
Montgomery è la quarta contea a più rapida crescita degli Stati Uniti e i suoi insediamenti pianificati sorgono accanto a deserti alimentari rurali. Circa un residente su sei e un bambino su quattro vivono in condizioni di insicurezza alimentare. Durante uno shutdown governativo, il banco alimentare ha fornito assistenza alla comunità locale per oltre 115.000 volte in un solo mese.
Dato che il 96% delle donazioni è destinato direttamente ai programmi, il banco alimentare ha poco margine per tutto ciò che non riguarda il cibo; eppure le attività non direttamente correlate continuavano ad accumularsi. Circa il 25% del peso della merce in entrata nel magazzino era costituito da articoli privi di valore nutrizionale, dai prodotti in carta alle biciclette fino ai materassini da piscina, e il personale e i volontari dedicavano ore a smistarli. Gli autisti e il personale operativo al servizio di 96 enti partner accumulavano straordinari perché il banco alimentare accettava ogni orario di consegna richiesto. I record di donatori, e-mail e volontari risiedevano su piattaforme separate e non comunicanti tra loro.
"La nostra prassi era smistare tutto, quindi dedicavamo molto tempo dei volontari e dei dipendenti ad attività che non apportano alcun valore aggiunto alla nostra missione principale, ovvero la distribuzione di cibo", ha dichiarato Scott Burns, presidente e CEO.
La soluzione
Reinvestire ogni risorsa economica e ogni ora nei servizi di assistenza alimentare
Jay Martin, il Responsabile marketing e comunicazione, è stato uno dei primi ad adottare Claude. Quando è stato rilasciato Claude Opus 4, Martin ha notato un rapido aumento delle capacità, ne ha parlato con Burns e il banco alimentare ha sottoscritto una licenza per le organizzazioni non-profit. "Mi sembrava di avere un collega a cui poter spiegare la missione del banco alimentare una volta per tutte", ha affermato Martin.
Il team della contea di Montgomery ora utilizza Claude per ampliare il proprio impatto. Circa 14 membri del personale dispongono di postazioni a pagamento, che Martin riserva alle persone che utilizzeranno a fondo strumenti come Claude Cowork, e mostra a ogni team come creare un progetto in Claude che contenga i propri documenti. Martin consiglia ai dipendenti di impiegare Claude Opus 5.5 quando non conoscono la risposta alle loro domande e Claude Sonnet 5.5 quando hanno già in mente il risultato desiderato e intendono affidare al modello il lavoro più faticoso. Martin utilizza quotidianamente Claude in Chrome per creare moduli e modificare il sito web, mentre i team dedicati ai programmi, all'approvvigionamento e alle operazioni usano Claude nelle applicazioni Microsoft del banco alimentare per realizzare presentazioni, dashboard e documenti di sintesi. Il loro lavoro si divide in tre aree: ridurre i costi per la consegna del cibo alle persone assistite, utilizzare i dati per decidere dove investire e occuparsi dei donatori.
Ogni risorsa economica e ogni ora risparmiate sulla logistica vengono reinvestite nel cibo, motivo per cui il team ha iniziato proprio dai settori in cui questi costi si accumulano. Il team di approvvigionamento ha notato che molti enti partner acquistavano ancora alimenti aggiuntivi dai negozi di alimentari a prezzi di vendita al dettaglio. Il team ha guidato un ente nell'utilizzo di Claude in Excel per analizzare cosa acquistasse, dove e a quale prezzo, confrontando poi queste cifre con le tariffe a prezzo di costo che il banco alimentare ottiene dai partner nel commercio al dettaglio. Ora quell'ente acquista tutto il cibo tramite il banco alimentare e spende il 40% in meno.
Lo stesso approccio si applica all'interno del magazzino e della flotta. Claude analizza i dati esportati dal vecchio sistema di gestione dell'inventario del banco alimentare per individuare quali articoli dei carichi misti valga la pena smistare internamente, permettendo all'organizzazione di spedire scatoloni formato pallet con la merce rimanente ad altri enti. Per quanto riguarda la flotta, Claude ha analizzato i percorsi e gli schemi dei turni, il che ha spinto il banco alimentare a scaglionare gli orari di inizio, evitando così che gli straordinari ricadano sempre sui soliti autisti.
Claude fornisce al team dirigenziale prove concrete per decidere dove investire il tempo del personale e l'impegno nella raccolta fondi. Burns ha scaricato i moduli 990, i bilanci che pubblicano le organizzazioni non-profit, di enti locali analoghi e di banchi alimentari di dimensioni simili in tutto il Paese. Claude ha confrontato i finanziamenti pubblici con quelli dei donatori, i chili di cibo distribuiti, i pasti e l'efficienza della raccolta fondi, offrendo al consiglio di amministrazione una prospettiva che va oltre la crescita su base annua. Ora Burns esegue lo stesso confronto evento per evento per stabilire in quali aree il tempo del personale produce il rendimento maggiore. "Il settore non-profit si basa molto sulla sensazione 'questa sembra la cosa giusta da fare'", ha affermato Burns. "Il bello del lavoro di Claude è che rende tutto molto orientato ai dati".
La gestione dei rapporti con i donatori è una parte importante del suo lavoro in qualità di direttore generale, pertanto l'ufficio raccolta fondi si affida a Claude per trovare dei sistemi per dare un tocco personale a ogni donazione. Burns ha creato una skill di ringraziamento dei donatori in Claude for Outlook. Inserisce il nome di un donatore, l'importo della donazione e la data della prima donazione e il modello redige in circa un minuto un messaggio personalizzato, che Burns invia dopo averlo riletto una volta. Una sera Martin ha lasciato attiva una sessione in Claude Cowork e al suo rientro ha trovato un flusso di lavoro completo, in cui una prima donazione genera un messaggio di ringraziamento, un sondaggio a distanza di una settimana, un invito a una donazione mensile dopo tre mesi e un messaggio per il primo anniversario dopo un anno. Ritiene che realizzarlo manualmente avrebbe richiesto circa un giorno. "Claude rimuove gli ostacoli tra l'avere una buona idea e non avere il tempo per realizzarla", ha affermato Martin.
Le attività di contatto personalizzate dipendono da dati accurati e i record del banco alimentare erano distribuiti tra piattaforme distinte per donatori, e-mail e volontari. Martin e Stephanie Arend, Data Analytics Manager, volevano che un ex volontario comparisse nelle liste e-mail e donatori corrette per campagne mirate, ma gli strumenti di importazione di terze parti non erano mai riusciti a colmare queste lacune. Con Claude Fable, hanno iniziato a incrociare i record tra le tre piattaforme e le e-mail non recapitate sono diminuite. "Per noi la pulizia dei dati è sempre stata un obiettivo lontano, della serie 'prima o poi ci penseremo', ma Fable ci ha aiutato finalmente a voltare pagina, trovando soluzioni e rendendo ogni database pulito e coerente", ha dichiarato Arend. Il team mantiene i record dei donatori, contenenti informazioni personali, al di fuori di Claude.
"Se vuoi che il tuo team di cinque persone abbia la capacità operativa di uno da 15, usa Claude. Il modello consente di lavorare in modo più mirato e preciso."
Il risultato
Maggiore capacità di assistere le persone aiutate dal banco alimentare
Claude ha fornito al piccolo team del banco alimentare una maggiore capacità di assistenza della comunità locale e l'effetto è visibile nella flotta, nell'approvvigionamento e nel modo in cui il personale trascorre le proprie giornate.
I costi operativi e della flotta offrono finora il parametro più chiaro. Gli straordinari su base quindicinale di autisti e addetti al magazzino sono scesi da 99 a 11 ore, un risultato che Burns attribuisce in gran parte all'analisi dei turni supportata da Claude. La riduzione dei costi operativi consente al banco alimentare di distribuire più cibo, mantenendo le spese generali intorno al 4%. Questi risparmi si estendono anche agli enti partner. La prima associazione ad acquistare tramite il banco alimentare ora spende il 40% in meno per assistere le stesse persone. Anche la reportistica ha subito un'accelerazione. Un foglio di calcolo mensile che richiedeva ad Arend una settimana di preparazione ora necessita di 30 secondi con Claude Fable e Claude in Excel.
L'effetto più significativo finora riscontrato, afferma Burns, riguarda attività che il team non avrebbe mai tentato prima, come il benchmarking sui moduli 990, che altrimenti avrebbe richiesto l'intervento di una società di consulenza. "Stiamo facendo cose che non avremmo fatto se non fosse stato per Claude", ha affermato Burns. "Se vuoi che il tuo team di cinque persone abbia la capacità operativa di uno da 15, usa Claude", aggiunge Martin. "Il modello consente di lavorare in modo più mirato e preciso". "Ciò che mi ha sorpreso di più del salto in avanti compiuto con Fable è stata la sensazione che fosse il primo modello a non limitarsi a rispondere a una domanda o a un compito con una soluzione, ma a offrirmi un trampolino di lancio per idee più ambiziose e prospettive che non avevo nemmeno considerato", ha dichiarato Arend.
Il team prevede di ampliare questo lavoro nei prossimi mesi. Quest'anno il banco alimentare introdurrà un sistema di ottimizzazione dei percorsi GPS e Burns intende utilizzare Claude Fable per il piano strategico che ha in mente di completare entro la fine dell'anno. Desidera una stima del rendimento di ogni iniziativa di raccolta fondi e di ogni programma, così da poter indirizzare le risorse là dove riescono a raggiungere il maggior numero di membri della comunità.
"L'impatto più rilevante consisterà nella possibilità di realizzare iniziative nuove e incisive che altrimenti non avrei potuto intraprendere", ha affermato Burns. "Grazie a questa capacità, saprò gestire i fondi in modo molto più oculato".
