Los equipos de recaudación de fondos y de programas de CARE comparten habilidades y ahorran horas cada semana con Claude Enterprise

Equipos pequeños repartidos entre demasiadas prioridades a medida que se reducía la financiación

El trabajo de CARE se apoya en pequeños equipos de recaudación de fondos, finanzas, asuntos legales, comunicaciones y diseño de programas, y cada equipo atiende muchas prioridades a la vez. El personal tenía muchas buenas ideas y las habilidades necesarias para llevarlas a cabo, pero un equipo repartido entre tantas prioridades no puede dedicar a cada tarea la atención que merece. Los sistemas fragmentados en una organización global dificultan aún más esta tarea. Con frecuencia, los colegas hacían desde cero el mismo tipo de trabajo, cuando la experiencia previa podría haberles servido de guía. En la recaudación de fondos, por ejemplo, cada uno de los aproximadamente 20 recaudadores del equipo de Alianzas con Fundaciones investigaba a los posibles donantes y preparaba las comunicaciones dirigidas a ellos de forma independiente, con pocos procesos o plantillas compartidos en los que apoyarse.

La presión aumentó a medida que la financiación en todo el sector humanitario se reducía durante los últimos 24 meses. Todas las funciones, desde el soporte administrativo hasta el desarrollo de alianzas y la ejecución de programas, ya operaban al límite de su capacidad o incluso más allá, y a cada una se le pidió hacer aún más con menos.

Un programa piloto que el personal pidió mantener

CARE exploró varias herramientas de IA, y Claude Enterprise se destacaba una y otra vez como la que tenía potencial en muchas funciones empresariales. CARE llevó a cabo un programa piloto para organizaciones sin ánimo de lucro de enero a julio con un número limitado de empleados de varias unidades de negocio que se ofrecieron voluntariamente para participar en el piloto. El personal que participó estaba encantado de tener acceso a Claude Enterprise, y el boca a boca se difundió rápidamente, lo que generó una demanda de acceso en toda CARE que superó con creces el número de licencias del programa piloto. Jerry Tuan, director de Información de CARE, afirmó: “Donde Claude realmente ha destacado es en la adaptabilidad y en la capacidad de ajustarse a la medida de la tarea que tienen por delante equipos muy diversos”.

Habilidades compartidas y nuevas capacidades, empezando por la recaudación de fondos

El personal de las áreas de datos y evidencia, finanzas, asuntos legales, comunicaciones, movilización de recursos, y diseño y ejecución de programas ahora utiliza Claude, y varios equipos han empaquetado sus propios métodos como habilidades (conjuntos reutilizables de instrucciones que Claude carga cuando una tarea las requiere) que sus colegas pueden reutilizar. La recaudación de fondos muestra con mayor claridad cómo funciona eso.

El equipo de Alianzas con Fundaciones utiliza Claude para la investigación de posibles donantes, que abarca la verificación de antecedentes, los informes sobre financiadores, las consultas con pares y las declaraciones de capacidad, así como para los primeros borradores de propuestas e informes, la corrección de estilo y el análisis de datos de subvenciones. Un conjunto compartido de habilidades ahora aplica la Guía de estilo de CARE, elabora borradores iniciales con la voz de CARE para su revisión humana, comprueba si un borrador argumenta de forma convincente el “¿Por qué CARE?”, contrasta los registros de Salesforce y compara las propuestas con las de organizaciones homólogas.

Más allá de la sede central, el personal de una oficina nacional conectó varias habilidades en un único flujo de trabajo que acompaña una propuesta a lo largo de todo su ciclo de vida, desde la búsqueda de oportunidades de financiación hasta su presentación. El flujo de trabajo se desarrolla en siete etapas. Encuentra oportunidades mediante un rastreador diario que examina, filtra y preselecciona convocatorias de financiación, evalúa cada una según los criterios de elegibilidad de la oficina y las normas del donante, y planifica el cronograma, los responsables y las revisiones. Luego analiza la convocatoria junto con el desempeño anterior, las plantillas de los donantes y la evidencia, diseña opciones de programa a partir de esa información validada, al tiempo que recurre a bibliotecas de evidencia externas para que cada diseño parta de lo que ha funcionado en otros lugares, y elabora el paquete completo de la propuesta, desde los documentos internos de decisión hasta las narrativas y los presupuestos dirigidos a los donantes. Termina en un punto de decisión humana, donde una persona toma todas las decisiones reales sobre si continuar, presentar y aceptar. Las finanzas, las alianzas, el cumplimiento normativo y la protección se desarrollan en paralelo durante todo el proceso. El principio rector del equipo es que la IA redacta y verifica, mientras que los humanos deciden.

Un pequeño equipo de la oficina nacional creó el flujo de trabajo de abajo arriba. Empezaron experimentando con IA en propuestas reales, crearon varias herramientas independientes y luego las conectaron en un único flujo de trabajo, en lugar de esperar a que un equipo técnico central les entregara una solución. Es un prototipo funcional y, como se desarrolló sobre el terreno en lugar de ser impuesto desde la sede central, otras oficinas nacionales ya están solicitando usarlo, lo que constituye una primera señal de éxito.

Un colega del programa que estaba preparando una propuesta de financiación climática necesitaba identificar con exactitud las zonas de mayor riesgo. Combinó 31 conjuntos de datos de acceso público en un panel interactivo, creado con Claude Cowork en unas 70 horas, que cartografía las zonas propensas a inundaciones con otros indicadores de riesgo superpuestos. Históricamente, CARE solo habría podido lograr esto contratando a un consultor para ese trabajo, lo cual, según sus estimaciones, llevaría varios meses y costaría alrededor de $100,000, lo que, en la práctica, hacía imposible llevarlo a cabo. La presentación y el archivo interactivo ahora sirven como plantilla que otros equipos pueden reutilizar con diferentes conjuntos de datos.

Otros equipos han adquirido el mismo tipo de capacidad. Consolidar los datos presupuestarios de los países miembros de CARE solía llevar semanas. Ahora Claude genera en cuestión de minutos un panel ejecutivo y una lista de países señalados, un analista financiero revisa los resultados y el análisis completo lleva menos de un día. El equipo que supervisa los comentarios de los participantes conectó Claude a su base de datos y analizó 25 000 respuestas en busca de posibles problemas de seguridad y protección, una revisión que antes no podía realizar de manera eficiente.

Las directrices de uso de IA de CARE impiden que la información de donantes, financiadores y programas se introduzca en herramientas públicas de IA, a menos que el equipo digital haya aprobado una herramienta para datos confidenciales. Tuan describió el principio en el que se basan. “Claude redacta y agiliza, pero una persona es responsable de la decisión final y de la aprobación definitiva, sin importar cuál sea el proceso”.

Más tiempo para los financiadores, los participantes y el trabajo en sí

El equipo de Alianzas con Fundaciones informa de que utiliza Claude todos los días y que ahorra de 3 a 5 horas semanales por persona, lo que suma aproximadamente entre 60 y 100 horas por semana en un equipo de unas 20 personas. Los recaudadores de fondos ahora hacen un seguimiento de los cambios en las prioridades de los donantes, analizan los datos de subvenciones de las fundaciones y las declaraciones del Formulario 990 del IRS, e identifican nuevos socios potenciales con mayor rapidez, lo que les deja más energía para establecer relaciones con los financiadores. Una edición más rápida deja más tiempo para la redacción técnica en profundidad y para presentar más propuestas y conceptos.

Los gestores de relaciones también colaboran con los compañeros de los programas para cotejar los contactos de LinkedIn con las fundaciones potenciales, a fin de planificar el acercamiento a fundaciones actuales y nuevas. El equipo de Alianzas con Fundaciones comenzó a usar Claude de esta manera hace aproximadamente un mes, por lo que es demasiado pronto para saber si este trabajo ha dado lugar a financiación o a avances importantes en las relaciones.

CARE aconseja a otras organizaciones sin ánimo de lucro que establezcan desde el principio las licencias y la gobernanza, que comiencen con usos administrativos concretos, de alto impacto y bajo riesgo, y que tengan preparados la formación y el apoyo desde el inicio. “Avanzar juntos y estar abiertos a muchas experiencias e inquietudes ha sido tan fundamental para nuestro impulso como tener acceso a la tecnología en sí”, afirmó Tuan.