Estudio de caso
El Montgomery County Food Bank amplía el alcance de un pequeño equipo por todo el condado con Claude
El Montgomery County Food Bank suministra alimentos en todo el condado de Montgomery, Texas, donde aproximadamente 120 000 vecinos padecen inseguridad alimentaria. En los últimos 12 meses, un equipo de 46 empleados y más de 10 000 voluntarios distintos distribuyeron más de 12 millones de comidas a través de agencias asociadas, distribuciones móviles y despensas. Claude respalda ese trabajo en toda la organización, desde el abastecimiento y la programación de la flota hasta la gestión de donantes y la planificación estratégica: Claude Opus 5.5 se encarga de la mayoría de las tareas diarias y Claude Fable 5.1 asume los problemas de estrategia y de datos más difíciles.
Con Claude, el Montgomery County Food Bank:
- Redujo las horas extra quincenales de los conductores/asociados de almacén de 99 a 11 tras analizar los turnos y los requisitos de entrega
- Redujo en un 40 % los costes de alimentos para una gran agencia asociada que compra a través del banco de alimentos, utilizando Claude in Excel para comparar las compras de la agencia con los precios de coste del banco de alimentos
- Comparó la recaudación de fondos y las operaciones con las de bancos de alimentos similares utilizando las declaraciones públicas del Formulario 990, lo que sustituyó un trabajo que de otro modo se habría encargado a consultores externos
- Identificó los artículos no alimentarios dentro del aproximadamente 25 % de las libras recibidas que no son nutritivas, para que otras agencias puedan clasificarlos y el personal y los voluntarios se centren en los alimentos
- Automatizó la gestión de donantes, utilizando las habilidades de Claude para reducir el tiempo de redacción de correos electrónicos sin dejar de personalizar los mensajes dirigidos a los grandes donantes clave
- Alineó los registros de las plataformas de donantes, correo electrónico y voluntarios con Claude Fable, lo que redujo los rebotes de correos electrónicos
- Redujo el tiempo de elaboración de una hoja de cálculo de informes mensuales de una semana de trabajo a 30 segundos con Claude Fable y Claude in Excel
El reto
Un condado en crecimiento, un presupuesto ajustado y tareas que alejaban al personal de su labor con los alimentos
El condado de Montgomery es el cuarto condado de mayor crecimiento en los Estados Unidos, y sus comunidades urbanísticamente planificadas se encuentran junto a desiertos alimentarios rurales. Aproximadamente uno de cada seis residentes y uno de cada cuatro niños sufren inseguridad alimentaria. Durante un cierre del gobierno, el banco de alimentos atendió a sus vecinos más de 115 000 veces en un mes.
Dado que el 96 % de las donaciones se destina directamente a los programas, el banco de alimentos tiene poco margen para cualquier cosa que no sea comida; sin embargo, las tareas no relacionadas con los alimentos seguían acumulándose. Alrededor del 25 % de las libras que entraban en el almacén correspondían a artículos no nutritivos, desde productos de papel hasta bicicletas y flotadores para piscina, y el personal y los voluntarios pasaban horas clasificándolos. Los conductores y el personal de operaciones que atienden a 96 agencias asociadas acumularon horas extra porque el banco de alimentos aceptaba todos los horarios de entrega solicitados. Los registros de donantes, de correo electrónico y de voluntarios se encontraban en plataformas separadas, con vacíos entre ellas.
“Nuestra práctica habitual era clasificarlo todo, así que dedicábamos mucho tiempo de voluntarios y empleados a cosas que no aportan valor a nuestra misión principal, que es la alimentación”, afirmó Scott Burns, presidente y director ejecutivo.
La solución
Reinvertir cada dólar y cada hora en la comida
Jay Martin, gerente de Marketing y Comunicaciones, fue uno de los primeros en adoptar Claude. Cuando Claude Opus 4 llegó a escena, Martin vio que la capacidad aumentaba rápidamente, se lo comunicó a Burns y el banco de alimentos contrató una licencia para organizaciones sin ánimo de lucro. “Fue como tener un compañero de trabajo al que podía explicarle la misión del banco de alimentos sin tener que volver a explicársela”, dijo Martin.
El equipo del condado de Montgomery ahora utiliza Claude para ampliar su impacto. Unos 14 empleados tienen licencias de pago, que Martin reserva para las personas que usarán a fondo herramientas como Claude Cowork, y él enseña a cada equipo cómo crear un proyecto de Claude que contenga sus propios documentos. Martin recomienda a los empleados que usen Claude Opus 5.5 cuando no sepan la respuesta a lo que preguntan, y Claude Sonnet 5.5 cuando ya sepan cómo quieren que sea el resultado y quieran que Claude haga el trabajo pesado. Él usa Claude in Chrome a diario para crear formularios y editar el sitio web, mientras que los equipos de Programas, Abastecimiento y Operaciones usan Claude en las aplicaciones de Microsoft del banco de alimentos para crear presentaciones, paneles de control y documentos de una página. Su labor abarca tres áreas: reducir el coste de llevar alimentos a los vecinos, utilizar datos para decidir dónde invertir y cuidar a los donantes.
Cada dólar y cada hora que se ahorran en logística se reinvierten en alimentos, por lo que el equipo empezó por donde se acumulan esos costes. El equipo de abastecimiento notó que muchas agencias asociadas seguían comprando alimentos complementarios en supermercados, pagando márgenes minoristas. El equipo guió a una agencia en el uso de Claude in Excel para ver qué compraba, dónde y a qué precio, y comparó esos precios con las tarifas a precio de costo que el banco de alimentos obtiene de sus socios minoristas. Ahora, esa agencia compra todos sus alimentos a través del banco de alimentos y gasta un 40 % menos.
El mismo razonamiento se aplica dentro del almacén y de la flota. Claude analiza las exportaciones del antiguo sistema de inventario del banco de alimentos para mostrar qué artículos de cargas mixtas vale la pena clasificar internamente, y ahora el banco de alimentos envía el resto, en cajas del tamaño de un palé, a otras organizaciones. En cuanto a la flota, Claude analizó las rutas y los patrones de turnos, lo que llevó al banco de alimentos a escalonar los horarios de inicio para que las horas extra ya no recayeran siempre en los mismos conductores.
Claude proporciona al equipo directivo datos para decidir dónde invertir el tiempo del personal y los esfuerzos de recaudación de fondos. Burns descargó las declaraciones del Formulario 990, los estados financieros que publican las organizaciones sin ánimo de lucro, de entidades similares de la zona y de bancos de alimentos de tamaño parecido de todo el país. Claude comparó la financiación gubernamental con la de los donantes, las libras distribuidas, las comidas y la eficiencia en la recaudación de fondos, lo que le ofrece a la junta una perspectiva que va más allá del crecimiento interanual. Ahora, Burns realiza la misma comparación evento por evento para decidir dónde rinde más el tiempo del personal. “En el sector sin ánimo de lucro, muchas decisiones se toman porque uno siente que es lo correcto”, dijo Burns. “Lo mejor de lo que está haciendo Claude es que todo se basa mucho más en los datos”.
La fidelización de donantes es una parte importante del trabajo de Burns como director ejecutivo, por lo que el departamento de captación de fondos recurre a Claude para encontrar maneras de que cada donación conserve un carácter personal. Burns creó una habilidad de agradecimiento a donantes en Claude for Outlook. Introduce el nombre del donante, el importe de la donación y la fecha de la primera donación, y Claude redacta un mensaje personalizado en aproximadamente un minuto, que él lee una vez y envía. Una tarde, Martin dejó una sesión de Claude Cowork en ejecución y, al volver, encontró un flujo de trabajo terminado en el que una primera donación activa un agradecimiento, una encuesta al cabo de una semana, una invitación a los tres meses para donar mensualmente y una nota de aniversario al cumplirse un año. Calcula que construirlo a mano le habría llevado aproximadamente un día. “Claude permite llevar a cabo buenas ideas incluso cuando falta tiempo”, dijo Martin.
El contacto personalizado depende de datos depurados, y los registros del banco de alimentos estaban repartidos en plataformas separadas de donantes, correo electrónico y voluntarios. Martin y Stephanie Arend, gerente de análisis de datos, querían que un antiguo voluntario apareciera en las listas de correo electrónico y de donantes correctas para las campañas segmentadas, pero las herramientas de importación de terceros nunca lograron subsanar las deficiencias. Con Claude Fable, empezaron a cruzar los registros de las tres plataformas y se redujo el número de correos electrónicos que no llegaban a su destinatario. “Para nosotros, la limpieza de datos siempre fue un objetivo lejano, del tipo ‘algún día lo resolveremos’, pero Fable nos ayudó por fin a dar un giro decisivo en la búsqueda de soluciones y a lograr que cada base de datos estuviera limpia y fuera coherente”, afirmó Arend. El equipo mantiene los registros de donantes, que contienen información personal, fuera de Claude.
“Si quieres que tu equipo de cinco personas se sienta como un equipo de 15, usa Claude. Permite un trabajo más enfocado y preciso”.
El resultado
Más capacidad para los vecinos a los que atiende el banco de alimentos
Claude le ha dado al reducido equipo del banco de alimentos más capacidad para los vecinos a los que atiende, y el efecto se nota en la flota, en el abastecimiento y en cómo el personal dedica su tiempo.
Los costes de la flota y de las operaciones ofrecen la medida más clara hasta el momento. Las horas extra quincenales de los conductores y del personal de almacén se redujeron de 99 a 11, lo que Burns atribuye en gran medida al análisis de turnos que Claude respaldó. Los menores costes operativos permiten que el banco de alimentos entregue más alimentos y mantenga los gastos generales cerca del 4 %. Estos ahorros también se extienden a las agencias asociadas. La primera organización que compró a través del banco de alimentos ahora gasta un 40 % menos para atender a los mismos vecinos. La elaboración de informes también se agilizó. Una hoja de cálculo mensual que a Arend le llevaba una semana preparar ahora le lleva 30 segundos con Claude Fable y Claude in Excel.
Según Burns, el mayor efecto hasta ahora es el trabajo que el equipo no habría intentado antes, como la evaluación comparativa del 990, que de otro modo habría requerido una empresa consultora. “Estamos haciendo cosas que no habríamos hecho de no ser por Claude”, dijo Burns. “Si quieres que tu equipo de cinco personas se sienta como un equipo de 15, usa Claude”, añade Martin. “Permite un trabajo más enfocado y preciso”. “Lo que más me sorprendió del gran avance con Fable fue que parecía el primer modelo que no solo respondía a una pregunta o tarea con una respuesta, sino que me servía de trampolín hacia ideas más amplias y enfoques que ni siquiera había considerado”, dijo Arend.
El equipo planea ampliar este trabajo en los próximos meses. El banco de alimentos incorporará este año un sistema de rutas por GPS, y Burns planea usar Claude Fable para el plan estratégico que pretende terminar antes de fin de año. Quiere conocer el rendimiento estimado de cada iniciativa de recaudación de fondos y de cada programa para poder destinar los recursos allí donde lleguen a la mayor cantidad de vecinos.
“El mayor impacto será la capacidad de hacer cosas nuevas y de gran impacto que de otro modo no habría podido hacer”, dijo Burns. “Gracias a esta capacidad, voy a administrar mucho mejor el dinero”.
